华夏石油老挝工业经济特区（工业特区）建设项目

供应商准入管理办法

一、总则

（一）目的

为保障华夏石油老挝工业经济特区（工业特区）建设项目的顺利实施，特制定本办法，以规范供应商的选择、评估、准入流程，确保参与工程、物资和服务的供应商符合公司及项目建设要求，为建设项目招投标工作奠定坚实基础，保障项目质量、进度和安全，降低项目风险，实现项目效益最大化。

（二）适用范围

本办法适用于华夏石油老挝工业经济特区（工业特区）建设项目所有工程建设（包括土建工程、安装工程、装饰工程等）、物资采购（包括原材料、设备、工具、办公用品等）及服务采购（包括设计服务、监理服务、咨询服务、运输服务等）中涉及的供应商准入管理工作，涵盖供应商从初步接触到最终入库及后续合作评估的全过程。

（三）基本原则

1、公平公正原则：在供应商选择、评估过程中，严格遵循公平公正的原则，制定统一、客观的标准和流程，确保所有符合条件的供应商都有平等的机会参与项目竞争，杜绝任何形式的歧视、偏袒和不正当竞争行为。

2、质量优先原则：将供应商提供的工程、物资和服务质量放在首位，优先选择能够提供高质量产品和服务的供应商，以满足建设项目在工期、质量、安全、投资等方面的严格需求，确保项目建成后能够长期稳定运行。

3、诚信合作原则：与供应商建立并维护诚信合作关系，明确双方的权利和义务，恪守合同约定，及时履行付款等义务，同时要求供应商诚实守信，杜绝欺诈、违约等行为，共同促进公司与供应商的长期稳定发展。

4、合规合法原则：所有供应商准入管理活动必须严格符合中国及老挝的国家法律法规、行业标准以及公司内部规章制度的要求，确保项目建设和供应商合作的合法性和合规性。

二、供应商选择

（一）需求识别

根据建设项目的建设规模（如占地面积、建筑面积、投资金额等）、建设周期（各阶段的时间节点和总体工期要求）、资金使用计划（各阶段的资金投入额度和时间安排）等因素，按不同专业（如建筑、机械、电气等）、不同品类（如钢材、水泥、设备等）、不同服务类别（如设计、监理、运输等），制定详细的供应商准入计划，分期分批完成供应商准入工作，以精准满足建设项目在不同阶段的总体需求，避免供应商资源的浪费或不足。

（二）供应商搜寻

通过多种渠道广泛搜寻潜在供应商，包括公司内部员工推荐（鼓励员工推荐有合作经验的优质供应商）、向行业内知名企业发出邀请、利用专业的网络平台（如行业电商平台、供应商数据库等）、接受供应商主动申请等。

建立完善的供应商信息库，安排专人对搜寻到的供应商信息进行分类整理和详细记录。信息库内容除包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质水平、企业规模、资信情况、诚信记录、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等基本信息外，还应包括供应商的历史合作项目、客户评价、行业荣誉等信息，为后续的筛选和评估提供全面依据。

（三）初步筛选

根据建设项目的具体要求和行业标准，制定明确、详细的供应商基本准入条件，对潜在供应商进行初步筛选。准入条件可包括但不限于：具有合法有效三证合一的营业执照，且在有效期内；具备相应的生产经营资质和许可证（如工程类供应商需具备相应的施工资质，物资类供应商需具备相关产品的生产或销售许可证等）；提供良好的商业信誉证明（如银行信用证明、无重大违法违规记录证明等）和财务状况报告（如近三年的财务报表等）及相关业绩证明（如类似项目的合作合同、验收报告等）；具备满足建设项目需求的生产能力（如生产线规模、产能等）、质量保证能力（如质量管理体系认证等）以及专业人员配备情况（如工程师、技术人员的数量和资质等）。

对于不符合基本准入条件的供应商，及时予以淘汰，并详细记录淘汰原因，以便后续查询和分析，同时将结果反馈给供应商（如有需要）。

（四）实地考察（如需）

对于初步筛选合格的供应商，公司应组织由工程、技术、采购、质量等相关部门人员组成的考察小组进行实地考察。考察内容不仅包括供应商的经营场所（地理位置、占地面积、办公环境等）、企业规模（员工数量、资产规模等）、公司管理体系（如质量管理体系、安全管理体系等的运行情况）、人员配备（专业技能、经验等）、生产设备（设备型号、先进程度、维护状况等）、产能，还应考察供应商的生产流程、质量控制措施、原材料采购渠道、库存管理等情况。

实地考察结束后，考察人员应在规定时间内撰写详细的考察报告，对供应商的整体情况进行客观、公正的评价，明确指出其优势和不足之处，并提出是否推荐入库的明确建议，为后续决策提供参考。

（五）样品测试（物资采购）

根据物资采购的具体需求，明确要求供应商提供具有代表性的样品进行测试。样品测试应严格按照行业标准及专业方法进行，可委托第三方专业检测机构进行，确保测试结果的准确性和公正性。测试内容包括产品的性能指标、质量参数、安全性等，以确保样品质量完全符合建设项目需求。

测试合格的样品，应进行封样保存，并做好详细记录（如样品名称、规格、数量、封样时间、封样人等），作为后续物资验收的重要依据。对于测试不合格的样品，应及时通知供应商，并说明原因，取消其本次准入资格。

（六）供应商选择决策

相关部门（如采购部、工程部等）汇总初步筛选、实地考察、样品测试等环节的结果，整理成详细的供应商评估报告，组织召开供应商选择决策会议。参会人员包括公司领导、相关部门负责人及专业技术人员等。

决策会议应综合考虑供应商的企业实力（资金、技术、设备等）、企业信誉（行业口碑、诚信记录等）、产品质量（样品测试结果、历史质量情况等）、价格水平（报价的合理性、性价比等）、售后服务（服务承诺、响应速度等）、合作配合度（沟通能力、履约能力等）等因素，进行充分讨论和评估，采用投票等方式确定最终入选的供应商名单，并形成决策会议纪要。

三、供应商评估

（一）定期评估

相关部门应定期对已入库的供应商进行全面评估，评估周期可根据供应商的合作频率、重要程度及项目实际情况设定，一般为每年一次。对于合作频繁或承担重要项目的供应商，可适当缩短评估周期，如每半年一次。

评估内容全面涵盖供应商的质量（工程质量、物资质量、服务质量等）、工期（工程进度、物资交付时间、服务完成时间等）、价格水平（价格的稳定性、合理性、与市场行情的契合度等）、售后服务（问题解决的及时性、有效性、客户满意度等）、合作配合度（沟通的顺畅性、对需求的响应速度、对变更的配合程度等）等方面。

（二）动态评估

在日常合作过程中，相关部门应安排专人密切关注供应商的表现，及时收集各使用部门、项目现场对供应商的反馈意见，建立供应商动态评估档案。反馈意见可通过日常沟通、书面报告、会议等形式收集。

对于出现质量问题（如工程验收不合格、物资质量不达标、服务质量差等）、工期问题（如工程延误、物资交付延迟、服务未按时完成等）、安全问题（如发生安全事故、存在安全隐患等），售后服务不到位等情况的供应商，应立即启动动态评估程序，组织相关人员进行专项评估，并根据评估结果采取相应的措施（如警告、暂停合作、要求整改等）。

（三）评估指标及权重

制定科学、详细的供应商评估指标体系，明确各项指标的定义、计算方法及权重。评估指标可包括但不限于：质量（权重 30%），如工程合格率、物资抽检合格率、服务满意度等；安全（权重 20%），如安全事故发生率、安全隐患整改率等；工期（权重 20%），如工期履约率、交付及时率等；价格（权重 15%），如价格合理性、成本控制能力等；售后服务（权重 10%），如售后响应时间、问题解决率等；合作配合度（权重 5%），如沟通效率、变更配合度等。具体权重可根据项目特点和管理重点进行适当调整。

根据评估指标体系，设计规范的供应商评估表，明确评分标准（如优秀、良好、合格、不合格对应的分值范围），由相关使用部门按照实际情况对供应商进行客观评分，评分结束后交由评估小组进行汇总和审核。

（四）评估结果处理

根据供应商评估得分，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。

优秀（90 分及以上）：供应商在各方面表现出色，具有较强的综合实力和良好的合作记录，可给予更多的合作机会（如优先邀请参与投标、增加合作份额等）和优惠政策（如更宽松的付款条件等）。

良好（80-89 分）：供应商表现较好，基本能够满足公司的合作要求，可继续保持合作，但需关注其在评估中发现的不足之处，督促其进行改进，并在后续合作中跟踪改进情况。

合格（60-79 分）：供应商基本满足公司要求，但存在一些明显的问题和不足，需向其发出书面整改通知，明确整改内容、期限和要求，督促其限期整改，并对整改情况进行验收。

不合格（60 分以下）：供应商存在严重问题，如质量、安全问题突出，或多次违约等，应立即暂停合作，要求其限期整改，整改仍不合格的，坚决取消其入库资格，并将其列入黑名单，禁止其再次参与公司项目。

相关部门应在评估结果出来后及时与供应商进行沟通，将评估结果、存在的问题及改进意见和要求反馈给供应商，听取供应商的意见和说明，并跟踪供应商的整改情况，确保整改措施落实到位。

四、供应商入库流程

1、供应商提交《供应商准入申请表》，详细说明供应商基本信息（如名称、地址、联系方式、法定代表人等）、资格资质情况（如营业执照、相关许可证、资质证书等的编号、有效期等）、人员情况（如专业技术人员的数量、职称、证书等）、设备器具情况（如主要生产设备、检测设备的型号、数量、购置时间等）、财务状况（如近三年的资产负债表、利润表、现金流量表等）、企业信用信息（如银行信用等级、有无失信记录等）等，并附相关证明材料的复印件（加盖公章）。

2、《供应商准入申请表》及附件资料由招标代理公司按照本办法规定的初步筛选条件进行收集和初审，对资料的完整性、真实性和有效性进行核查，初审合格的进入下一环节，不合格的及时退回并说明原因。

3、通过初审的供应商资料报华夏石油老挝经济特区（工业园区）筹备工作委员会领导小组进行复审。领导小组根据项目需求和供应商的实际情况，对供应商的资质、能力、信誉等进行全面审核，必要时组织进行实地考察，考察结果作为复审的重要依据。

4、通过复审的供应商资料经华夏石油老挝经济特区（工业园区）筹备工作委员会负责人批准签字后，提交至华夏石油老挝经济特区（工业园区）筹备工作委员会招标管理办公室登记录入供应商信息库，并制作《华夏石油老挝经济特区（工业园区）供应商准入许可证》，许可证上应注明供应商名称、准入类别、准入期限等信息。

5、通过准入许可的供应商按照规定交纳准入评审费 [具体金额] 元，费用交纳情况作为领取准入许可证的前提条件之一。

6、双方签订《诚信廉洁合作协议书》，明确双方在诚信廉洁方面的权利和义务，约定违约责任，确保合作过程的廉洁性。

7、供应商凭费用交纳凭证和签订的《诚信廉洁合作协议书》，到招标管理办公室领取《华夏石油老挝经济特区（工业园区）供应商准入许可证》。

五、供应商档案管理

（一）档案建立

为每个入库供应商建立独立的档案，指定专人负责档案的管理工作。档案内容应包括供应商基本信息、三证合一营业执照复印件、生产经营资质证书复印件、产品质量认证证书复印件、样品测试报告、合同文件（包括中标通知书、合作合同、补充协议等）、评估记录（定期评估报告、动态评估报告、整改记录等）、付款记录、售后服务记录、供应商的变更资料等。

档案资料应确保真实、完整、有效，所有复印件需加盖供应商公章并注明与原件一致。档案按照档案管理要求进行分类整理和归档，编制档案目录，便于查阅和管理。

（二）档案更新

随着供应商合作的推进，安排专人及时更新供应商档案中的相关信息，如企业名称、地址、法定代表人等企业资料变更情况，人员变动、设备更新等人员和设备资料变更情况，每次评估结果、产品质量改进情况、合作项目的进展和履约情况等。

档案更新应做到及时、准确，确保档案信息与供应商的实际情况保持一致，为公司在供应商选择、合作决策、风险评估等方面提供准确、可靠的依据。

（三）档案查阅

筹备委员会内部人员因工作需要查阅供应商档案的，应填写《供应商档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容和查阅期限，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。

档案管理部门应做好查阅记录，详细记录查阅时间、查阅人、所属部门、查阅内容、查阅用途等信息，查阅人员应遵守档案管理规定，不得擅自复制、涂改、抽取档案资料。

（四）档案保管

供应商档案应采取安全、可靠的方式妥善保管，配备必要的档案存放设施（如档案柜、防潮防虫设备等），确保档案资料的安全和完整，防止档案丢失、损坏、泄露。档案保管期限应符合国家法律法规及公司档案管理规定的要求，一般为供应商退出合作后至少保存 5 年。

定期对供应商档案进行清理和盘点，对于超过保管期限或已无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，销毁前应填写《档案销毁申请表》，经相关负责人审批后，由两人以上监销，并做好销毁记录。

六、附则

1、本管理办法未尽事宜，可根据实际情况另行制定补充规定。

2、本管理办法自发布之日起施行。

七、解释权

本管理办法解释权归华夏石油老挝经济特区（工业园区）筹备工作委员会。

附件：

1、《供应商准入申请表》

2、《诚信廉洁合作协议书》